Egenkontroll

Den som bedriver verksamhet ska utöva egenkontroll. Det innebär att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamhetens resultat. Egenkontrollen innebär även att kontrollera att verksamheten bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet.

Uppföljning avser att man insamlar och studerar olika mått på verksamheten, till exempel personalresurser och antal fattade beslut. Uppföljning är en sorts kontroll huruvida olika insatser blivit utförda eller inte. Skillnaden mellan utvärdering och uppföljning är en fråga om kvalitet. Utvärderingen innebär att man drar kvalitativa slutsatser utifrån vad siffrorna säger. Siffrorna kan vara nödvändiga för att göra en kvalitetsbedömning. Genom att i ett tidigt skede identifiera riskområden i vård och omsorg förebyggs fel och brister. För att kunna följa verksamheter över tid är det viktigt att regelbundet samla in data. Denna egenkontroll avser en regelbunden, systematisk uppföljning av verksamhetens planering, genomförande, resultat och förbättringsåtgärder.

I ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 kap. 2 § står:

Egenkontroll kan vara jämförelse:

• Av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala jämförelser.
• Av verksamhetens resultat med uppgifter i öppna jämförelser
• Målgruppsunderökningar.
• Granskning av journaler, akter och dokumentation.
• Om det finns förhållningssätt och attityder som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet.
• Analys av uppgifter från patientnämnder.
• Inhämtande av synpunkter från revisorer och intressenter.

Utredning av avvikelser

Den som bedriver verksamhet ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Klagomål och synpunkter ska ses som en möjlighet till förbättring. Genom att analysera inkomna rapporter, klagomål och synpunkter kan även mönster och trender som inte framkommit i utredningen av ett enskilt fall upptäckas. Framkommer mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet ska verksamheten ses över så att den har ändamålsenliga processer och rutiner för att kunna säkra sin kvalitet.

Klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet ska utredas från:

• Vård och omsorgsmottagare
• Närstående
• Personal
• Vårdgivare
• Myndigheter
• Organisationer

Mål

Målet är att säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling.

Hur

Genom att identifiera och ta fram processer, metoder och rutiner som säkerställer till exempel att:

• Regelbunden uppföljning och redovisning av verksamhetens kvalitetsresultat sker.
• Dokumentation av förbättringsåtgärder rapporteras till nämnden.
• Nationella mätningar i Öppna jämförelser sker.
• Resultaten i mätningar och undersökningar följs upp, analyseras och används som grund för kvalitetsförbättringar.
• Brukarundersökningar och brukardialoger sker.
• Regelbunden uppföljning och redovisning av verksamhetens kvalitetsresultat sker.
• Externa entreprenörers uppföljning och utvärdering av verksamheten regleras i avtal samt rapporteras till kommunstyrelsen.

Uppföljning

• Uppföljning sker inom ramen för socialtjänstens interna kontroll.
• Årlig kvalitetsrapport.
• Ledningens uppföljning av kvalitetsledningssystemet.
• Avtalsuppföljningar med externa entreprenörer.
• Delårsrapport och bokslut.

Ansvar

Socialchef ska tillsammans med MAS och enhetschef samt med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. De skall ange hur uppgifterna, som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten, är fördelade.

Medarbetare ansvarar för att ge information om synpunkts- och klagomålssystemet. Vid behov vara behjälplig med att dokumentera synpunkter, klagomål och avvikelser. Ansvara för att identifiera, åtgärda och dokumentera inkomna klagomål och avvikelser i verksamheten.

Riskanalyser

Riskanalyser innebär att den som bedriver verksamheten är framåtblickande, det vill säga att denne arbetar förebyggande. Riskanalyser ska omfatta verksamhetens samtliga delar. Analyser ska göras för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut, enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 5 kap. 1 §. Riskanalyser ska ske fortlöpande.

Det är viktigt att göra riskanalyser som underlag till förbättringar i verksamheten. En riskanalys innebär att identifiera sannolikheten att en negativ händelse inträffar, exempelvis vid organisationsförändringar,

införande av ny teknik och nya metoder. Det är viktigt att göra en kartläggning och analys av vilka fel och brister som kan uppstå.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

I 4 kap. 3 § 2 st. står följande:

Kvalitetssystemet ska omfatta en bedömning av vilka fel och brister som kan komma att uppstå vid planerade förändringar i verksamheten. Den bedömning som gjorts ska användas som ett underlag för att minimera risken för att fel och brister uppkommer.

SOSFS 2005:12, 4 kap. 5 §

Ledningssystemet ska säkerställa att det finns rutiner för att identifiera, analysera och bedöma risker i verksamheten. Åtgärda orsakerna till riskerna och göra en särskild riskbedömning vid väsentliga förändringar i verksamheten.

Mål

• Att förebygga risker innan de inträffar.
• Att säkerställa god kvalitet i verksamheten.

Hur

Genom att identifiera och ta fram processer, metoder och rutiner som säkerställer till exempel att:

• Rutiner för att fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa.
• Utföra systematiskt arbetsmiljöarbete.
• Utföra särskild riskbedömning vid väsentliga förändringar i verksamheten.

Uppföljning

Uppföljning ska göras fortlöpande och vid förändringar i verksamheten.

Ansvar

Förvaltningschef ansvarar för att säkerställa att det finns rutiner för att identifiera, analysera och bedöma riskerna i verksamheten.

Socialchef ansvarar för att värdegrundsarbetet pågår inom förvaltningen och att medarbetarna efterlever detta. Se till att medarbetarna medverkar då verksamhetsberättelser upprättas.

Socialchef (verksamhetschef), MAS och enhetschef ansvarar för att riskbedömningar görs fortlöpande när brister upptäcks i verksamheten, som kan innebära risk för skada eller bristande kvalitet i verksamheten.

Socialchef (verksamhetschef) och enhetschef ansvarar för att kartlägga och upprättande av handlingsplaner sker inom det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Alla medarbetare ansvarar för att delta i arbetsmiljöarbetet genom att upplysa om risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som genomförts samt ansvarar för att följa de rutiner och riktlinjer som fastställs. Medverkar vid framtagande av processer och rutiner samt verksamhetsberättelser.