Oberoende utredning av organisatorisk och social arbetsmiljö och kultur vid Bengtsforshus

Uppdraget var att undersöka den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och kulturen i Bengtsforshus och att bidra med underlag inför utvecklingsarbete framåt. Utredningen har genomförts under april och maj 2023 av CANEA, genom konsult Björn Palmqvist.

Utredaren har genomfört en kvalitativ intervjustudie samt tagit del av aktuella dokument. Han har genomfört enskilda, semistrukturerade, intervjuer med organisatorisk och social arbetsmiljö som utgångspunkt.

De områden som täcktes i intervjuerna var:

• Beskrivningar av Bengtsforshus
• Upplevd stress
• Arbetsbelastning
• Arbetsorganisation
• Handlingsutrymme
• Ledarskap
• Stöd
• Kunskaper och utveckling
• Återhämtning
• Motivationsfaktorer
• Kränkande särbehandling
• Kultur

För att genomföra upphandlingen gjordes en så kallad direktupphandling. En direktupphandling kan göras av kommunen om ett inköp av vara eller tjänst värde understiger direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor och som inte omfattas av kommunens ramavtal.

Vid alla direktupphandlingar ska minst tre leverantörer tillfrågas om möjligt. I den aktuella upphandlingen tillfrågades sex olika företag. Varav två företag valde att lämna anbud.

Företaget Caneas anbud antogs och de angav ett fast pris för att genomföra uppdraget om 209 600 kronor.

Alla anställda i Bengtsforshus (tretton personer) och styrelsens medlemmar (fem personer) inbjöds till intervjusamtal med Björn Palmqvist. Två personer uteblev från intervjuerna.

Utredningen är en intern genomlysning, vilket innebär att inga externa intressenter till Bengtsforshus
har kontaktats eller intervjuats.

Uppdraget har inte inneburit att gå igenom, undersöka eller värdera tidigare gjorda utredningar. Uppdraget innebar inte att bedöma om det förekommit kränkande särbehandling eller inte.

En anmälan om kränkande särbehandling inkom under 2022, från medarbetare ställd mot VD och chef.
En utredning genomfördes, där det konstaterades att medarbetaren utsatts för kränkande särbehandling och mobbning. Som en följd av ovan utredning gjordes en utredning av oegentligheter i Bengtsforshus.

Under denna period har intresset från media varit stort och kring Bengtsforshus, VD har fått lämna sitt
uppdrag och styrelsen har ifrågasatts.

I samband med intervjuer och dokumentstudier under genomförandet av framstår det tydligt att de tidigare utredningarna och skrivelser i press har påverkat måendet hos medarbetarna och den nuvarande
arbetsmiljön i Bengtsforshus.

Beskrivningar av Bengtsforshus och styrelsearbetet från intervjuer med styrelsens ledamöter:

• Styrelsen beskriver Bengtsforshus som en fungerande organisation, som fungerat väl över tid, med goda resultat i hyresgästsenkäter.
• Styrelsearbetet beskrivs ha fungerat väl genom åren med ett öppet och bra klimat. Styrelsemedlemmar beskriver att stämningen i styrelsen har förändrats under hösten 2022. Det föreligger oenigheter mellan styrelsemedlemmar och styrelsearbetet fungerar inte längre på ett ändamålsenligt sätt. Det har uppstått konflikt mellan styrelseordförande och styrelsemedlemmar.

Beskrivningar av arbetsmiljöaspekter från intervjuerna med medarbetarna:

• Arbetsbelastningen beskrivs som rimlig och lagom. Medarbetarna upplever en stor möjlighet att påverka arbetsbelastningen genom att till exempel be om hjälp. Snedfördelning av arbetsbelastning beskrivs också.
• När det gäller arbetsorganisation beskrivs rollerna som tydliga av de flesta, men ingen kan hänvisa till rollbeskrivning / befattningsbeskrivning och dokumenterade rutiner i arbetet saknas enligt utsagor. Arbetet genomförs i viss utsträckning oplanerat, och medarbetarna hanterar arbetsuppgifter när de dyker upp.
• Det kollegiala stödet beskrivs som mycket bra, att det råder en stor hjälpsamhet. Det sociala samspelet beskrivs som bra. En medarbetare beskriver sig vara utsatt för kränkande särbehandling och beskriver en tillvaro utan stöd och utan social gemenskap på arbetsplatsen.
• Det finns bra möjligheter till raster och det beskrivs också att medarbetarna tar dem. Det beskrivs också att dessa raster tenderar att vara långa.
• Den senaste tidens händelser har begränsat möjligheterna till mental återhämtning.
• Arbetet beskrivs som motiverande, men det som sänker motivationen är den nuvarande situationen i bolaget (se bakgrund). En annan faktor som sänker motivationen uppges vara negativt bemötande från kollegor.
• De flesta svarar nekande på att kränkande särbehandling förekommer, att man varit utsatt själv eller att man sett någon kollega utsättas. Det finns en medarbetare som upplever sig vara utsatt för kränkande särbehandling, av medarbetare och tidigare chefer, med stark påverkan på den utsatta individens mående.

Av intervjuerna framgår att det finns en klyfta mellan medarbetarna och den medarbetare som anser sig ha blivit utsatt för kränkande särbehandling.

Medarbetarna som är nöjda med arbetssituationen är överensstämmande på så gott som alla punkter och det finns egentligen inga negativa beskrivningar från dessa. Det är enligt CANEAs mening svårt att finna beskrivningen trovärdig eftersom det är normalt att det åtminstone finns några avvikande åsikter. I en sådan kultur finns det risk för att de med avvikande åsikter stöts ut, vilket är precis vad medarbetaren som upplevt sig utsatt för kränkande särbehandling beskriver ha skett. Kulturen kan i så fall beskrivas som assimilerad, där inget avvikande får uttryckas.

Kontrasten i berättelser till den person som anser sig vara utsatt för kränkande särbehandling är skarp. Denne person framhäver bristen på struktur och effektivitet. Men personen beskriver också en kultur med starkt informellt ledarskap som är slapp, godtycklig och korrumperad.

CANEAs bedömning är att det föreligger en allvarlig konflikt på arbetsplatsen och att det är
styrelsens och verkställande direktörens uppgift att lösa denna uppgift.

Här presenteras CANEAs analys och slutsatser utifrån materialet.

Styrelsearbetet

Styrelsen ansvarar för att bolaget bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete med en tydlig arbetsmiljödelegation till VD, men det finns inget i materialet som indikerar att det är på plats och fungerar.

Förutsättningarna för en god arbetsmiljö brister förmodligen då det finns interna stridigheter i styrelsen.

Medarbetarperspektiv

Återhållsamhet - I intervjuerna visar de flesta en försiktigt respons med generellt positiva beskrivningar av verksamheten. Utredarens erfarenhet visar att återhållsamheten kan vara tecken på försköning eller överenskommelse om en gemensam bild. Återhållsamhet gör det svårt att bedöma hur saker faktiskt fungerar
fullt ut i verksamheten.

De flesta medarbetare beskriver att de trivs bra och har en bra arbetssituation. Gynnsamma områden är samarbete, hjälpsamhet, handlingsutrymme och motivation.

Negativ arbetssituation

Det finns en helt annan, negativ, beskrivning av arbetssituation och kultur, som handlar om negativ särbehandling och utanförskap. Grunden till det beskrivs som starkt informellt ledarskap, brist på struktur, ineffektivitet och med inslag av korruption.

Utredningens bedömning

CANEAs bedömning är att det brister i styrning och kontroll av arbetsmiljöarbetet i bolaget. Arbetet beskrivs till viss del skötas oplanerat med avsaknad av dokumentation och uppföljning.

Av arbetsmiljölagstiftningen följer att arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete med dokumentation av risker, åtgärder och planer samt uppföljning. Enligt CANEAs bedömning är det är en brist i kunskapsnivå avseende systematiskt arbetsmiljöarbete, både hos styrelsen och hos de anställda. Ingen kan på en direkt fråga till exempel beskriva förbättringsarbete, avvikelsehantering eller systematiskt arbetsmiljöarbete.

Genom intervjuerna beskrivs en verksamhet där det brister i styrning, kontroll och uppföljning utan uttalade prioriteringsordningar av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Det finns också kulturella aspekter som behöver adresseras. CANEA bedömer att det råder en psykologisk otrygghet i verksamheten där det finns risk för att alla inte vågar opponera sig mot gruppnormen.

Det föreligger en konflikt mellan medarbetare och medarbetaren som upplever sig vara utsatt för kränkande särbehandling som måste hanteras.

Det föreligger också en konflikt i styrelsen.

Sammanfattningsvis bedömer CANEA att det är bristande arbetsmiljöarbete och en organisationskultur med konstaterade konflikter. Det medför möjlig ineffektivitet och risk för kränkande särbehandling och
korruption i arbetet.

• Utbilda styrelsens medlemmar i arbetsmiljöfrågor, arbetsmiljölagstiftning och konflikthantering
• Tydliggör rapporteringsrutin och arbetsordning och roller styrelse / VD
• Stärk och bevara friskfaktorerna som finns som stor hjälpsamhet, stort handlingsutrymme, hög motivation
• Implementera systematiskt arbetsmiljöarbete.
• Ta tag i och hantera konflikten som råder.

Styr upp, för att säkerställa en bättre arbetsmiljö:

• Planering
• Struktur/rutiner/roller
• Uppföljning
• Dokumentation
• Förbättringsarbete / effektiviseringar
• Befogenheter
• Varför man är på arbetet
  

Vilka åtgärder kan kommunstyrelsen vidta för att hjälpa bolagets styrelse, VD och medarbetare till en bättre arbetsmiljö?

• Genom att vara tydlig från ägaren vad som förväntas av bolaget när det gäller
  arbetsmiljö och arbetsmiljöarbete tydliga direktiv.
• Regelbunden uppföljning.