Behandling av personuppgifter

För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Här beskriver vi bland annat hur vi behandlar dina personuppgifter, varför de behandlas och vilka rättigheter du har.

Bengtsfors kommun behandlar personuppgifter enligt bestämmelserna i Dataskyddsförordningen, (även kallad GDPR, General Data Protection Regulation). Lagens syfte är att skydda den enskildes integritet samt grundläggande rättigheter och friheter, särskilt rätten till skydd av personuppgifter.

Dataskyddsförordningen gäller både när vi som kommun behandlar personuppgifter (som personuppgiftsansvarig) och när vi utför personuppgiftsbehandling på uppdrag av någon annan (som personuppgiftsbiträde).

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som på ett eller annat sätt kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Det kan vara namn, personnummer, telefonnummer, postadress, e-postadress, foto, fastighetsbeteckning eller organisationsnummer etc.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Att behandla personuppgifter är olika åtgärder vi som kommun vidtar, några exempel är; insamling, strukturering, lagring, bearbetning, utlämning, spridning, radering etc. Det spelar ingen roll om behandlingen är automatiserad eller sker manuellt.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

• Personuppgifter-kontaktuppgifter (till exempel namn, adress, telefonnummer, e-postadress), personnummer, demografiska uppgifter (till exempel ålder, språk, nationalitet, kön)
• Avtals- och transaktionsdata – så som information om dina avtal, fakturor, beställningar och köp av kommunen.
• Onlinedata och identifierare från cookies – så som data om dina surfaktiviteter, ip-adress, information om webbläsare, cookie ID samt enhet.
• Säkerhetsdata – till exempel inspelningar från kameraövervakning, säkerhetsloggar, inloggningsuppgifter och lösenord.
• Betalnings-och kreditinformation – till exempel bankkontouppgifter och betalkortsuppgifter som behövs för att verifiera köp, återbetalning av pengar eller utbetalning av kommunalt stöd.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter i många olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att tillhandahålla det stöd och den service vi ansvarar för. Det kan handla om personuppgifter för den som är elev, fastighetsägare, uppdragstagare, verksamhetsutövare, behöver vård eller annan stödinsats, eller är invånare och har kontakt med kommunens verksamheter.

Om du ansöker om till exempel försörjningsstöd, bygglov eller skolplats behandlar kommunen personuppgifter som behövs för att göra en bedömning av ärendet. Detta görs för att kommunen ska kunna utföra sina myndighetsuppgifter.

Om du lämnar en synpunkt eller ställer en fråga till kommunen lagras dina personuppgifter i syfte att Bengtsfors kommun ska kunna hantera din synpunkt eller fråga.

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan. De uppgifter vi samlar in från andra kan vara:

• Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att kommunen har rätt adressuppgifter till dig.
  
  
• Uppgifter från andra myndigheter och från kredit- och upplysningsföretag för att ha som underlag när kommunen fattar beslut.

Hur samlar Bengtsfors kommun in dina personuppgifter?

Från dig som registrerad

Vi samlar in personuppgifter om dig när du, till exempel, lämnar in en ansökan om barnomsorg, söker bygglov, lånar böcker på biblioteket, har kommunalt vatten och avlopp och så vidare.

Från tredje part

I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor än från dig. Uppgifterna kan bland annat komma från andra myndigheter så som Fastighetsregistret, Skatteverket, Försäkringskassan eller Bolagsverket.

Det kan även vara så att vi samlar in uppgifter ifrån någon av våra personuppgiftsbiträden.

I de fall vi samlar in uppgifter om dig från en tredje part så föregås det av att vi har personuppgiftsbiträdesavtal på plats som reglerar vilken behandling som får göras och att tillräcklig säkerhet för behandlingen är på plats.

Automatiserat beslutsfattande

Om Bengtsfors kommun skulle använda sig av ett automatiserat beslutsfattande som skulle medföra juridiska eller motsvarande betydande effekter kommer vi meddela dig i förväg.

Om det automatiserade beslutsfattandet inte är berättigat igenom lagstiftning, är ett krav för uppfyllnad av ett avtal kommer vi fråga efter ditt samtycke.

Kom ihåg att du alltid kan invända mot automatiserat beslutsfattande samt bestrida beslut som har fattats genom en sådan process. Du kan också begära att beslutet ska fattas genom en manuell process. För att göra en invändning mot ett automatiserat beslutsfattande kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns längst ner på den här sidan.

När får vi behandla dina personuppgifter?

För att vi ska ha rätt att behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för det. Det finns flera rättsliga grunder som vi stödjer vår behandling av personuppgifter på;

Allmänt intresse

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter utifrån ett allmänt intresse. Uppgifter av allmänt intresse ska alltid ha stöd utifrån lag eller annan författning. (till exempel kommunallagen)

Alternativt har uppgifter av allmänt intresse stöd utifrån kollektivavtal samt beslut som meddelats med stöd av lag eller författning.

Myndighetsutövning

Dina personuppgifter kan komma att behandlas som ett led i en myndighetsutövning. En myndighetsutövning är alltid grundad på lagar, förordningar eller andra författningar. Med andra ord, EU-rätt eller svensk rätt.

(till exempel socialtjänstlagen, plan- och bygglagen, miljöbalken),

Avtal

Om vi har avtal med dig kommer dina personuppgifter behöva behandlas av oss för att vi ska kunna fullfölja avtalet.

Rättslig förpliktelse

Till exempel när Socialtjänstlagen kräver en åtgärd som innebär behandling av personuppgifter.

Samtycke

I vissa undantagsfall kan en viss behandling genomföras utifrån ett samtycke av dig som registrerad. Du kan alltid återkalla ett samtycke genom att vända dig till vårt dataskyddsombud vars kontaktuppgifter finns längst ner på den här sidan.

• Läs mer om vilka de lagliga grunderna är på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Länk till annan webbplats.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter i enlighet med de dokumenthanteringsplaner som respektive nämnd har godkänt enligt Arkivlagen. I planerna finns gallringsregler som innehåller information om när vi får gallra (ta bort) handlingar som innehåller dina personuppgifter. När det inte längre finns ett arkiveringsbehov raderas dina uppgifter.

Överföring till tredje land

Om kommunen har för avsikt att överföra dina personuppgifter till tredje land kommer du meddelas innan. I de fall personuppgifter kan komma att överföras till tredje land måste kommunen säkerställa att tillräckligt skydd för personuppgifter, både organisatoriskt och tekniskt, finns. Om överföring sker till ett personuppgiftsbiträde i ett tredje land måste även avtal som reglerar behandlingen av dina personuppgifter finnas på plats.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

För att skydda dina personuppgifter använder vi lämpliga organisatoriska och tekniska åtgärder. Vi har till exempel styrdokument och policys för hur personlig information ska hanteras. Genom att genomföra utbildningar och program engageras våra anställda och medvetenheten ökar om integritets- och säkerhetsfrågor. Dessutom är våra system skyddade genom tekniska lösningar.

Om behandling sker med en tredje part kräver vi alltid genom avtal att de har liknande säkerhetskontroller på plats och att de uppfyller våra krav. På dessa sätt skyddar vi dina personuppgifter från missbruk och förlust.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

Rätt till tillgång (registerutdrag)

Som registrerad har du rätt att få information om ändamålen med behandlingen, den lagliga grunden för behandlingen och vem som utför behandlingen. Du har också rätt att få information vilka personuppgifter som behandlas samt om lagrings- och raderingsrutiner.

Du kan när som helst begära ut information om vilka personuppgifter vi behandlar, hur vi behandlar dem och varför vi behandlar dem, i ett så kallat registerutdrag.

Ett undantag till den här rätten som kan medföra begränsningar gällande rätten till tillgång är om personuppgifter skulle omfattas av sekretess (Offentlighets- och sekretesslagen, OSL).

Din begäran av ett registerutdrag ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Det behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Rätten till rättelse

Om dina personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, har du som registrerad rätt att få personuppgifterna rättade.

Rätten till radering

Vi raderar dina personuppgifter på din begäran om det inte längre finns en legitim anledning att behandla uppgifterna.

Vi kan dock inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller om det föreligger ett lagstadgat krav på behandling som tex lagring av räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen, eller när det finns andra legitima skäl som gör att uppgifterna måste sparas.

Rätten till begräsning

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att du kan begära att dina personuppgifter endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Det finns dock undantag till rätten till begränsning. Ett exempel är om vår behandling skulle grunda sig ett lagstadgat syfte. Då kan inte rätten till begränsning användas i det avseendet.

Rätt till att göra invändningar

Du som registrerad har alltid rätten att göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. En förutsättning för att kunna göra en invändning är att vår behandling grundar sig på ett allmänt intresse. Då måste vi kunna visa att det finns avgörande berättigade skäl till att dina uppgifter måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

Om behandlingen grundar sig i ett lagstadgat krav kan inte rätten till invändning användas.

Rätten att återkalla samtycke

Om vår behandling av dina personuppgifter bygger på samtycke har du rätt att när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Ett återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades. Kontakta vårt dataskyddsombud om du vill ta tillbaka ett samtycke.

Rätten till dataportabilitet

Som registrerad har du i vissa fall rätt till att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Det vill säga du har rätt att begära att vi skickar dina personuppgifter till en annan myndighet eller organisation för behandling.

Något som är viktigt att komma ihåg är att denna rätt gäller inte då behandling sker med stöd av ett lagstadgat krav, på grund av ett allmänt intresse eller som ett led i en myndighetsutövning vilket är de vanligaste anledningarna till att Bengtsfors kommun behandlar dina personuppgifter.

Om behandlingen sker på grund av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal så gäller dock rätten till dataportabilitet.

Hantering av cookies

Om du vill hantera cookies på våra webbplatser kan du följa instruktionerna som finns i vår cookiepolicy.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

I Bengtsfors kommun är respektive nämnd eller styrelse ansvarig för att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Kontakta oss

Här hittar du kontaktuppgifter till oss.

Synpunkter eller klagomål

Förutom att du kan vända dig till vårt dataskyddsombud så kan du alltid vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, i länken nedan, om du har synpunkter eller vill klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter.

Läs mer om att lämna synpunkter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Länk till annan webbplats.

Kontakt/dataskyddsombud